Fakültenin durum değerlendirmesi ve misyon ve vizyon çalışmasının sonuçlarını, fakültenin bir bölümü olarak dikkate almanız gerekir. Benzer şekilde bağlı olduğunuz Enstitünün de çalışma sonuçları sizi ilgilendirir. Ancak siz de kendi durum değerlendirmesi çalışmalarınıza bu sonuçları beklemeden başlayabilirsiniz. Öte yandan, Fakültenin Birim Stratejik Planlama Komitesinin (BSPK) bu süreç içinde sizin gibi tüm Fakülteye bağlı bölümlerle görüş alışverişi ve ortak çalışmalar yapması önerilir. Enstitü BSPK da sizinle ayrıca çalışmak isteyecektir. Bu yollarla aslında sizler de bu üst birimlerin sonuç raporlarını beklemeden bulgulardan kısmen de olsa haberdar olabileceksiniz. Bir yandan da kendi bölümünüze özel paydaş beklentileri, PESTLE ve GZFT analizlerinizi Fakülteyi ve Enstitüyü beklemeden yapabileceksiniz. Takvime göre Fakülte ve Enstitü durum değerlendirmesi ve MVD raporları size ulaştırıldığında kalan bir iki hafta içinde de kendi raporunuzu tamamlayabileceksiniz.
Amaç, hedef ve stratejilerinizi (AHS) belirleme aşamasında da benzer şekilde Fakülte ve Enstitü BSPK'ları ile etkileşim içinde ve başlangıçta Üniversite Stratejik Planını temel alarak amaçlarınızı, hedeflerinizi ve stratejilerinizi belirlemeye başlayabilirsiniz. Fakültenin ve Enstitünün AHS raporları kesinleşince de yine size kalan süre içinde kendi AHS'lerinizi bunlara uygun olarak rapor edebilirsiniz. Fakülte AHS'leri yanı sıra gerekli görürseniz (Fakülte AHS'lerinde kapsanmadığını düşünüyorsanız ve önemli buluyorsanız) Enstitünün belli AHS'lerini ve/veya doğrudan Üniversitenin belli AHS'lerini temel alabilirsiniz.
Bu tür dokümanları sp.metu.edu.tr adresinde 2018-2022 SP Hazırlıkları sayfasında sizlerle paylaşıyoruz. PESTLE ve GZFT için size özel bir şablon vermekten vazgeçtik. Birim Stratejik Planlama Rehberini buna göre güncelledik ve aynı sayfaya ekledik. Üniversitenin stratejik planlama çalışmaları sırasında kullandığımız ilgili şablonlar aynı adreste "Durum Analizi ile İlgili Çalışmalar" dosyasında yer alıyor. Buna göre yapılan analizlerin sonuçları da Üniversitemizin Stratejik Planında yer alıyor. Sizler dilerseniz bu rehberden yararlanabilirsiniz ancak bu şablonları kullanarak detaylı bir analiz yapmanız beklenmiyor.
Hedef kartlarının Excel dosyası halinde şablonlarını hazırlayıp sizlerle paylaşabiliriz. AHS'leri nasıl numaralandıracağınıza dair detaylı açıklamaları da ayrıca sizlerle sp.metu.edu.tr SP Hazırlıkları sayfasında paylaşacağız.
Sorumlu Yöneticiler-İlgili Birimler Tablosunun Excel dosyası ise aynı SP Hazırlıkları sayfasında bulunuyor.
YÖK Dış Değerlendirme ile ilgili bölümünüzden bazı öğretim üyelerinin değerlendirme ekibi ile görüşmesi gerekebilir. Sizlerden araştırmalarınız ile ilgili bazı bilgiler almak istenebilir. Böyle bir durum olursa sizleri önceden bilgilendireceğiz. Bunun dışında özel bir hazırlık yapmanız gerekmiyor.
Fakülte ve Enstitülerin kendilerine bağlı bölümlerin Amaç, Hedef, Strateji (AHS) ve Performans Göstergelerinin (PG) kendi planlarında yer alan AHS ve PG’ler ile uygunluğunu değerlendirmeleri beklenmektedir. Bunun için Fakülte ve Enstitü tarafından belirlenen AHS’lerin bağlı bölümler tarafından göz önünde bulundurulup uygun bir şekilde ele alındığından emin olunması önerilir. Fakülte ve Enstitülerin AHS ve PG’lerini kendilerine bağlı bölümler ile paylaşmaları, bölümlerin de buna bağlı olarak belirledikleri AHS ve PG’leri bağlı bulundukları Fakülte ve Enstitülere sunmaları önemlidir. Ayrıca bütün çalışmaların koordinasyon amacıyla ÜSPDE ile paylaşması da gerekmektedir.
Bu süreçte Fakülte ve Enstitü BSPK’larının kendilerine bağlı bölümlerin BSPK temsilcileriyle koordinasyon sağlaması kuvvetle önerilir.
Birim olarak durum değerlendirmesi sonucunda ortaya çıkan ihtiyaçlara yönelik Amaç, Hedef ve Stratejiler belirlemeniz önerilmektedir. Bu amaçlarınızın bağlı olduğunuz bir üst birimin hedefleriyle örtüşmesi beklenir.