Tarafıma yetkilendirme yapılmamış görünüyor. Bu konuda kimden yardım alabilirim?
cc-skybis@metu.edu.tr adresine sorularınızı ve taleplerinizi iletebilirsiniz.
Bölüm düzeyinde doğrudan Üniversite Stratejik Planı’ndan alınmış hedefler seçilebilir mi? Fakülte Stratejik Planı ile ilişkilendirmek zorunlu mudur?
Üniversite Stratejik Planındaki hedeflerin ve stratejilerin öncelikle Fakülteler/Enstitüler/Yüksekokullar ve Araştırma Merkezleri tarafından sahiplenilmesi, bu süreçte söz konusu birimlerin Üniversite Stratejik Planı’ndan hedef ve strateji seçerken kendilerine bağlı olan bölümler/alt birimlerin gereksinimlerini ve beklentilerini dikkate alması beklenir. Bir Bölümün bağlı olduğu Fakülte veya Enstitü tarafından benimsenmemiş bir üniversite hedefini/stratejisini kendi stratejik planına eklemek istemesi durumunda ilgili Fakülte/Enstitü Kalite Koordinatörü ile iletişime geçerek bu talebini iletmesi ve söz konusu hedefin/stratejinin bu birim(ler) tarafından da sahiplenilmesi konusunda uzlaşmaya varmaları önerilir.
Çok özel hallerde (Bölümün Fakülte dışındaki çok farklı bir birimle ortak çalışması gereği o birimin hedef ve stratejilerine yönelik bir eylem planlıyor olması gibi durumlarda) Bölüm, bağlı olduğu Fakültesinin/Enstitüsünün seçmediği ama Üniversitenin (veya Üniversiteye bağlı başka bir birimin) Stratejik Planı içinde yer alan başka bir hedefi amaç edinebilir. Bu durumun ilgili Fakülte Kalite Koordinatörü tarafından Rektörlüğe (veya cc-skybis@metu.edu.tr adresine) iletilmesi durumunda SKYBİS sisteminde o Bölüme özel Üniversite (veya ilgili diğer birimin) amaç-hedef-stratejileri seçilebilir hale getirilebilir.
Daire başkanlığımız adına Vizyon ve Misyon kısmında tanımlama yaparken “düzey grubu olarak “Dekanlık” çıkıyor. Tanımlama için hangi alanı seçmeliyiz?
Biriminizin "düzey grubu" Dekanlık olarak seçilebilir.
Oran içeren performans göstergesi verileri nasıl girilmelidir? Bu konuda özel bir yazım kuralı var mıdır?
Yüzde parantez içinde gösterge adı kısmında belirtilmeli, 2017 mevcut değer ve hedef değerleri kısmında sadece sayısal değerler yazılmalıdır.
Sistemde submit-onay gibi bir işlem yapmamız gerekiyor mu yoksa üst birimlere girdiğimiz bilgiler doğrudan aktarılacak mı?
Bütün yaptığınız işlemlerde sağ üst köşedeki "Kaydet" butonuna basarak yeni girişleri ve değişiklikleri kayıt altına alabilirsiniz. Faaliyet girişlerinde, kaydettikten sonra ayrıca "Onaya Gönder" butonuna basarak bağlı olduğunuz üst birimin kalite koordinatörünün onayına sunabilirsiniz. Strateji girişleri için ise bir onay mekanizması bulunmamaktadır.
Eklediğimiz stratejiler ve ilgili bilgiler uygun mu ya da bunlara revizyon yapmamız gerekiyor mu diye bir kontrol ve bize geri bildirim yapılacak mı?
Stratejilerin biçimsel olarak uygun olup olmadığını ÜSPDE olarak kontrol ettikten sonra ilgili Fakülteye/Enstitüye/Yüksekokula görüş bildirecektir, Bölümlere ise bu 2. Düzey birimlerimiz bilgi verebilecektir.
Eklediğimiz faaliyetle ilgili gösterge bilgilerini girmek istediğimizde sistem herhangi bir girilmiş gösterge bilgisi olmadığını gösteriyor. Stratejik Plan tanımlarken bu bilgileri girdiğimize eminim. Herhangi bir gösterge bilgisi sistemde gözükmediği için direk faaliyeti tanımlayıp onaya mı göndermeliyiz, yoksa bu konuda bir düzeltme yapılacak mı?
Birim stratejik planlarının SKYBİS'e aktarılma sürecinde birim kalite koordinatörleri tarafından tanımlanan 2. seviye (F/E/YO, Daire Başkanlığı ve Rektörlüğe bağlı birimler) ve 3. seviye (Bölüm, Müdürlük, Ofis) performans göstergelerinin KGPO tarafından uygunluğu kontrol edildikten sonra altyapıda yapılacak düzenlemeler sonrası sisteme aktarılması mümkün olacaktır. Bu aşamada, faaliyeti tanımlayıp onaya göndermeniz yeterlidir.
Çalıştaya katılamadım, faaliyet girişlerini nasıl yapabilirim?
https://sp.metu.edu.tr/2018-2022-sp/skybis-yardim-dokumanlari adresinden faaliyet tanımlama da dahil olmak üzere istediğiniz yardımcı dokümana ulaşabilirsiniz.
Faaliyet görevleri ekranındaki her bir madde için tek tek mi giriş yapmam gerekiyor?
Evet, faaliyet görevleri ekranına düşen maddeler sizin stratejik planınızdaki amaç ve hedefe bağlı stratejilerinizdir ve bu strateji dahilinde gerçekleştirdiğiniz faaliyetlerinizi her bir strateji için girmelisiniz.
Faaliyet girişlerinde termin tarihi/sorumlu/işi yapacak kişiyi açıklayabilir misiniz?
İşi yapacak: Faaliyeti bilfiil yapacak olan kişidir.
Sorumlu: İşin yapıldığına/yapılmadığına dair bilgilendirilmesi gereken ve işin takibinden/gerçekleştirilmesinden sorumlu olan kişidir.
Termin tarihi: Faaliyetin tamamlanması gereken tarih, faaliyetin bitirilme tarihi.
Faaliyetimi tanımlamak istediğimde göstergeler boş geliyor, ne yapmalıyım?
Faaliyetlerinizi ölçümlemek için koyduğunuz performans göstergelerinin sisteme tanımlı olup olmadığını Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme à Gösterge Veri Girişi’nden kontrol etmelisiniz öncelikle. Eğer bu ekranda ilgili göstergeler yoksa cc-skybis@metu.edu.tr adresine mail atabilirsiniz.
*2018 yılı göstergelerinizin sisteme tanımı yapılmamıştır, faaliyetlerinizi göstergelerle ilişkilendirmeden onaya gönderebilirsiniz.
İlgili stratejiye ait faaliyetlerimin tamamını girmeden çıksam sistem girdiğim faaliyetleri kaydeder mi?
İlgili stratejiye ait giriş yaptığınız faaliyetleri, sağ üst köşede yer alan “Kaydet” butonuna basarak kayıt altına alabilirsiniz. Sisteme tekrar giriş yaptığınızda girişini yaptınız tüm faaliyetler görüntülenecektir.
İlgili stratejiye ait faaliyetlerimi tamamlayıp onaya gönderdiğimde kimin onayına sunulur?
İlgili stratejiye ait tüm faaliyet ve gösterge girişleri yapılıp onaya gönerildiğinde, bir üst düzeyde yer alan stratejik plan kalite koordinatörünün onayına sunulur.
Örn: «X» bölümü «Onaya Gönder» dediğinde Fakülte/Enstitü düzeyinde yer alan kalite kontrol sorumlusunun onayına sunulur. «X» Fakültesi/Enstitüsü «Onaya Gönder» dediğinde ise ilgili rektör yardımcısının onayına sunulur.
Faaliyeti onaya gönderdiğimde bağlı olduğum Rektör yardımıcısına onaya gitmedi, ne yapmalıyım?
Stratejik planda yer alan tüm hedeflerden ilgili rektör yardımcıları sorumludur, biriminiz «X» rektör yardımcısına bağlı olabilir ama sizden istenen göstergeler «Y» rektör yardımcısına ait olabilir. Eğer böyle bir uyumsuzlukla karşılaştıysanız cc-skybis@metu.edu.tr adresine mail atarak bilgi alabilirsiniz.
**Bu madde 2. Düzeyden 1. Düzeye gönderilen onaylar için geçerlidir.